งานศึกษาพบคนทำงานธุรกิจขนาดเล็กเสียเวลาเขียนอีเมลเฉลี่ย 112 ฉบับต่อสัปดาห์ ใช้เวลารวมเกือบ 11 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ แต่อาจมีอีเมลเพียง 36% เท่านั้นที่ถูกเปิดอ่าน

ที่มาภาพ: ribkhan (Pixabay license)

คุณเริ่มเบื่อกับการเขียนอีเมลใช่ไหม? มีงานศึกษาชี้ว่าพนักงานทั่วไปอุทิศเวลาเกือบ 11 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เพื่อสร้างสรรค์อีเมล แต่น่าเสียดายที่งานศึกษาชิ้นใหม่พบว่างานนี้อาจไร้ประโยชน์ งานศึกษาที่ทำการสำรวจพนักงานที่ทำงานให้กับธุรกิจขนาดเล็ก 8,000 คน ในสหรัฐอเมริกาและสหราชอาณาจักร เผยให้เห็นว่าพนักงานเหล่านี้เขียนอีเมลโดยเฉลี่ย 112 ฉบับต่อสัปดาห์ โดยใช้เวลามากกว่า 5 นาทีครึ่งในการเขียนอีเมลแต่ละฉบับ อย่างไรก็ตาม ผู้ตอบแบบสอบถามเชื่อว่ามีอีเมลที่พวกเขาเขียนเพียง 36% เท่านั้นที่ถูกอ่านและทำความเข้าใจอย่างถ่องแท้

สำหรับปัญหาที่ผู้เข้าร่วมการศึกษาต้องเผชิญ ส่วนใหญ่ 62% ระบุว่าอีเมลของพวกเขาไม่ได้รับการตอบกลับ, 51% ได้รับการกลับตอบแต่ระบุชื่อพวกเขาไม่ถูกต้อง และ 49% ได้รับคำถามที่พวกเขาตอบไปแล้ว

ผู้ตอบแบบสอบถามยังยอมรับว่าตนเองเสียมารยาทในการติดต่อสื่อสารทางอีเมล โดย 57% สารภาพว่าหลีกเลี่ยงอีเมลที่มีความยาว ยิ่งไปกว่านั้น พวกเขามักจะเพิกเฉยหรือลบอีเมลประมาณ 8 ครั้งต่อวัน การขาดความสนใจนี้ส่งผลตามมา โดยผู้ตอบแบบสอบถาม 45% พลาดกิจกรรมสำคัญ เช่น การประชุมหรือกำหนดเวลาเนื่องจากอีเมลที่ถูกมองข้ามไป

อีเมลล้าสมัยแล้วหรือยัง?

ที่มาภาพ: geralt (Pixabay license)

งานศึกษาโดย Slack และดำเนินการโดย OnePoll ชิ้นนี้ได้เจาะลึกเข้าไปในขอบเขตของการใช้อีเมลและพิจารณาถึงทางเลือกที่เป็นไปได้ ผู้เข้าร่วมการศึกษา 46% มองว่าอีเมลเป็น "รูปแบบการสื่อสารที่ล้าสมัย" ความคับข้องใจที่พบบ่อยหลายประการได้แก่: อีเมลที่ติดป้ายกำกับผิดว่าเป็นสแปม (53%) ได้รับอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน (50%) ความท้าทายในการตอบอีเมล (47%) และความกดดันจากการใช้อีเมลในการรักษาการสื่อสารที่เป็นทางการ (45%)

ความแตกต่างระหว่างรุ่นก็ปรากฏชัดเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ผู้เข้าร่วมการศึกษาอายุน้อยรู้สึก "กดดันมาก" ที่จะต้องรักษาการสื่อสารที่เป็นทางการนี้ไว้ โดย 57% ของ Gen Z และ 46% ของคนรุ่นมิลเลนเนียล สะท้อนความรู้สึกนี้ ซึ่งเทียบกับเพียง 37% ของ Gen X และ 34% ของคนรุ่นบูมเมอร์ คนรุ่นใหม่ยังแสดงความรู้สึกว่าอีเมลมักจะทำให้เสียเวลา

“พนักงานจัดสรรเวลาเกือบ 11 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการเขียนอีเมล ซึ่งส่วนใหญ่มักถูกมองข้ามหรือตีความผิด อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่ไม่สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงในสถานที่ทำงานร่วมสมัย” อาลี รายล์ (Ali Rayl) รองประธานอาวุโสฝ่ายการจัดการผลิตภัณฑ์ของ Slack กล่าวในแถลงการณ์ “การใช้วิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถปูทางไปสู่งานที่มีความหมายและมีประสิทธิผลมากขึ้น”

งานที่น่าเบื่อ

ที่มาภาพ: kaboompics (Pixabay license)

ผู้เข้าร่วมการศึกษาจำนวนมากคิดว่าองค์กรของพวกเขายึดติดกับอีเมลเพราะความคุ้มค่า (55%) และมีความอนุรักษ์นิยม (53%) อย่างไรก็ตาม 1 ใน 3 เชื่อว่าเป็นเพียงเพราะองค์กรของพวกเขาไม่ทราบถึงทางเลือกอื่นๆ ผู้ตอบแบบสอบถามมากกว่าครึ่งรู้สึกหนักใจกับงานเล็กๆ น้อยๆ เช่น การติดต่อทางอีเมล ซึ่งครอบคลุมทุกช่วงอายุ โดยคำตอบอันดับต้นๆ ได้แก่ การกรองอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง (51%) การตอบกลับอีเมล (47%) และการค้นหาข้อมูลภายในอีเมลที่จำเป็น (38%)

สิ่งที่น่าสนใจคือ 36% เชื่อว่าพวกเขาจะมีประสิทธิผลมากขึ้นหากบริษัทลดการพึ่งพาอีเมล นอกจากนี้ 46% ยอมรับว่าการใช้อีเมลจำนวนมากบ่งชี้ถึงความไม่กระตืนรือล้นทางเทคโนโลยี ในขณะที่ 49% ต้องการเปลี่ยนไปใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารอื่นๆ

การสำรวจยังกล่าวถึงเครื่องมือปัญญาประดิษฐ์ (AI) อีกด้วย กว่า 4 ใน 10 รู้สึกว่า AI สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ ในขณะที่มีเพียง 9% เท่านั้นที่คาดว่าจะเกิดผลกระทบเชิงลบ โดยผู้ตอบแบบสอบถามมองว่าข้อดีของ AI คือการตอบสนองทันที (50%) ตามมาด้วยการรักษาความสามารถในการแข่งขัน (47%) และการขจัดงานซ้ำๆ ได้ (47%)

“ลักษณะของงานมีการพัฒนา โดยนำเสนอแพลตฟอร์มและเครื่องมือที่ได้รับการปรับแต่งเพื่อประสิทธิภาพโดยเฉพาะ การบูรณาการเครื่องมือการสื่อสาร ซึ่งครอบคลุมถึง AI เพิ่มมากขึ้น จะช่วยพัฒนาการเชื่อมต่อ ความชัดเจน และเวลาที่สูญเปล่าน้อยลง ช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนจะสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้” รายล์ กล่าวเสริม.

ที่มา:
Workers spend 11 hours crafting emails each week — Only 36% ever get read! (StudyFinds, 17 October 2023)